Toute personne aura au moins une fois dans sa vie l’obligation de rédiger un courrier administratif. En effet, diverses situations peuvent pousser une personne à rédiger une lettre à l’encontre de l’administration comme pour des questions en lien avec les impôts, l’évolution de la situation familiale, la résiliation d’un contrat de bail, etc. La rédaction d’un courrier à l’encontre de l’administration est aussi important pour garder une preuve matérielle des ensembles de toutes les démarches administratives. Vu que l’administration est une entité importante, il faut souligner qu’il existe des normes spécifiques à respecter lorsque vous voulez vous adressez à elle. Voici donc quelques conseils pour vous aider à faire un courrier administratif.
N’oubliez pas l’entête du courrier
Le courrier administratif est composé en général de quatre éléments : l’entête, l’introduction, la demande et la formule de politesse. Tout d’abord, en ce qui concerne l’entête, dans cette partie du courrier, il doit y avoir les éléments suivants : vos coordonnées (votre nom et prénom, votre adresse, votre ville et son code postal, votre numéro de téléphone et votre courriel), les coordonnées de votre destinataire, le service concerné, la date, l’objet de votre demande, le cas échéant et les références de votre dossier. Pour voir l’ordre de ces éléments dans le courrier administratif, veuillez voir les exemples de lettre.
Introduisez votre situation
Il s’agit de l’introduction de votre demande. Cette partie doit être brève, une seule ou deux phrases suffisent. Il suffit juste d’exposer dans cette partie votre situation et de préciser le contexte. Elle doit juste rappeler l’objet du courrier mais avec des explications par exemple le changement par rapport à votre situation, la date correspondante, les informations à savoir par rapport à ce changement.
Développez votre demande
Dans cette partie, entrez dans les détails de votre demande. Evoquez toutes les raisons de votre demande, de vos attentes par rapport au service concerné et la référence aux pièces jointes de votre demande. Notez bien que vous ne devez plus rappeler les informations que vous avez déjà mis dans l’introduction.
Terminez par une formule de politesse
Parmi les règles concernant la correspondance administrative, le respect de la hiérarchie est impératif. De ce fait, l’ajout d’une forme de politesse dans un courrier administratif est obligatoire. Toutefois, concernant les correspondances électroniques, les formules de politesse sont plus courtes, simples et directes. Vous pouvez par exemple utiliser des formes de politesse comme : respectueuses salutations ou bien cordialement.
Les règles à respecter pour rédiger un courrier administratif
Il est important de parler des règles à respecter évoquées dans l’introduction. L’administration est une entité supérieure, de ce fait elle doit être respecter. Ce respect se traduit par la considération de certains principes lorsque les administrés veulent s’adresser à elle. Pour être respectueux dans une correspondance administrative, il faut donc : être clair, concis et professionnel dans les propos. Autrement dit, restez bref et précis. Il est impératif aussi de soigner l’orthographe et l’écriture s’il s’agit d’un manuscrit. La personne qui écrit à l’administration doit aussi être objectif, elle doit simplement s’en tenir aux faits et aux arguments et garder ses opinions personnelles. En plus, il faut aussi faire preuve de neutralité, c’est-à-dire dans ses propos, bannir toutes formes de sentiments que ce soit de la joie, de la colère ou même de l’humour. Une correspondance avec l’administration demande aussi de la clarté dans ses propos, chaque phrase doit être utile.
Le non-respect de ces principes peut entrainer l’irrecevabilité de votre demande. Dans les cas où vos propos comportent des insultes ou des signes de violence, des peines peuvent être encourues.