Afin de bien organiser votre salle de conférence ou de réunion, il est important que les participants s’installent et puissent faire entendre leur voix pour que tous voient et entendent. Pour cela, il faut se tourner vers des sociétés organisatrices de salles de réunion capables de vous fournir une gamme de services et une électronique irréprochable à votre entière satisfaction. Selon le type de réunion, vous pouvez choisir entre plusieurs catégories de services d’organisation.

Gérez bien l’espace de votre salle de réunion.

La première chose à faire ici est de définir clairement votre lieu de réunion. La pièce doit être un endroit aéré pour que votre interlocuteur se sente à l’aise et reste concentré. Plusieurs facteurs sont considérés à ce niveau, comme la superficie totale de la salle, la configuration des lieux, le nombre maximum de personnes pouvant être accueillies, l’éclairage du bâtiment et l’horaire des travaux. Vous devez également respecter un espace de travail suffisant (minimum 60cm par personne) pour permettre à chacun de se déplacer librement pendant la réunion.

Il est important de noter que pour trouver une salle de réunion selon vos critères, vous pouvez vous tourner vers un logiciel annonce locatif.

Choisissez de bons mobiliers pour votre salle de réunion.

Quel que soit le type de votre réunion, disposer de mobilier innovant et ergonomique est important. Pour cela il faut prévoir :

• Des chaises de conférence confortables et de bonne qualité pour que vos invités puissent bien s’asseoir. En tant que chaise de conférence, vous pouvez choisir entre un pouf, une plate-forme ou même une chaise avec une tablette intégrée. Pour les réunions courtes, choisissez des sièges en coque ou en plastique recyclé. Mais si la réunion dure plus d’une heure, vous devez choisir une chaise rembourrée ou entièrement rembourrée pour éviter les maux de dos chez les participants.
• Les rangements : Les salles de réunion doivent être épurées afin d’optimiser parfaitement l’espace. Pour ce faire, choisissez des armoires ou des étagères murales avec des portes coulissantes pour le rangement.
• Des tables de conférence : Qu’elles soient rondes, ovales, en verres ou en bois, choisissez des table de conférence en fonction des besoins et de l’espace de votre salle de conférence. Si vous n’avez pas assez d’espace, vous pouvez utiliser des tables pliantes et des tables mobiles, qui sont également une excellente option.

Choisissez des accessoires et des outils de travail adaptés.

Pour que la réunion reste dynamique, il est également important de conserver les équipements et accessoires de travail dans la pièce en question. En plus des chaises et des tables, vous pouvez également garder un tableau d’écriture dans la pièce. C’est un outil efficace et obligatoire qui permet aux participants de s’exprimer avec des dessins ou des schémas. Vous pouvez choisir une variété de couleurs pour votre réunion. Il est également nécessaire de prévoir des fontaines ou des machines à café lors des pauses conviviales, qui seront mises à la disposition des hôtes.

Au niveau des équipements électriques, la salle doit être équipée de prises et d’un accès internet pour éviter toute déconvenue. Ensuite, le système d’éclairage et de sonorisation doit être parfaitement adapté à l’interlocuteur et suffisant. S’il s’agit d’une réunion de présentation ou d’une visioconférence, utilisez un vidéoprojecteur sur le mur de la salle. Enfin, pour les réunions à distance, prévoyez une webcam avec un micro intégré afin que tous les participants puissent être vus et entendus.