Il est facile de négliger les dépenses montées telles que le papier, l’impression et même le temps perdu à effectuer des tâches de saisie de données subalternes. Tout cela, tout en maintenant, voire en augmentant, votre qualité de service ou de produit, est un défi, mais ce n’est pas impossible. Votre service comptable peut être une machine bien huilée, où l’efficacité est une seconde nature, et un flux de travail rationalisé est standard. Vous pourriez être surpris d’apprendre que la réalisation de ces objectifs réduira également les coûts associés aux opérations quotidiennes, améliorera votre budget et le bonheur de vos employés.
Couper le gras
Évaluer votre entreprise actuelle dans son ensemble est une première étape importante. Vous ne voulez pas réduire quelque chose de précieux pour un client ou entraver la croissance de votre entreprise. Faites l’inventaire de tout ce que vous payez sur une base mensuelle et réduisez-le par département. À partir de là, déterminez quels domaines pourraient utiliser des ajustements budgétaires.
Pour la comptabilité, ce n’est souvent pas de l’argent, mais du temps, qui équivaut à une perte d’argent sur des tâches récurrentes. Mise à jour des feuilles de calcul ; exécuter des rapports hebdomadaires et mensuels ; Tenue de livre compte; approbations – tout cela s’ajoute aux heures où vos employés sont enchaînés à un travail qui n’est pas de haut niveau.
Plutôt que de vous attendre à une quantité de travail irréaliste, réduisez d’abord le poids des abonnements et des processus papier qui ne génèrent pas de revenus, puis concentrez-vous sur ce qui générera des résultats dans l’entreprise. Vous découvrirez ces résultats grâce au gain de temps pendant lequel votre personnel comptable n’entreprend pas de processus manuels.
La confiance de la technologie
Après la première étape, vous vous demandez peut-être comment gagner du temps et ainsi réduire les coûts. Une technologie de pointe permet d’accomplir toutes ces choses fantaisistes que nous avons mentionnées au début de l’article. Vous pouvez obtenir un flux de travail rationalisé et un processus automatisé avec le logiciel de gestion de documents adapté à votre entreprise.
Cela aide particulièrement à réduire les coûts de comptabilité, en raison du processus de facturation ardu et de la nécessité d’obtenir l’approbation du gestionnaire A pour faire passer le document de l’étape 1 à l’étape 2. Avec le bon système, le logiciel vient à la rescousse ici en s’intégrant à votre vision actuelle et notifiant automatiquement la personne nécessaire à l’étape suivante du processus, vous n’avez donc pas besoin de harceler ou de poursuivre quelqu’un au bureau pour obtenir une approbation.
Encouragez la facturation et le paiement anticipés
Les paiements anticipés s’accompagnent souvent de remises, car les fournisseurs et les émetteurs de factures peuvent rapprocher leurs comptes plus rapidement pour le mois. Avec un système organisé, économiser 1 à 3% sans travail supplémentaire est puissant, alors ne négligez pas de telles opportunités dans votre service comptable !
Si vous n’êtes pas tout à fait là, ne vous inquiétez pas, prenez des mesures pour vous assurer que vos paiements sont à temps et mettez en œuvre des incitations d’équipe pour un mois payé avec succès. Tenez compte des conseils suivants :
Notez toutes vos dates d’échéance pour les factures et les fournitures sur le calendrier
Pour les factures, notez ce qui est nécessaire pour soumettre le paiement. Établissez un calendrier hebdomadaire sur ce qui doit être envoyé à qui, et donnez un temps tampon, selon qu’il s’agit de courrier ou d’électronique, prévoyez au moins 3 à 5 jours ouvrables pour le temps de traitement. Au fur et à mesure que votre service comptable s’y habitue, vous pouvez également utiliser ces méthodes pour les paiements de vos clients, comme directives sur la soumission des paiements !
Réduire la consommation de papier
La circulation du papier dans les bureaux est incroyable, sans parler du gaspillage. 45 % du papier imprimé est jeté à la fin de la journée, ce qui représente un milliard de feuilles de papier au cours d’une année.
La gestion numérique des documents est non seulement plus efficace, mais aussi plus rentable ! Imaginez ce que vous pourriez faire avec l’argent économisé d’un milliard de feuilles de papier chaque année.
Avec un logiciel de gestion de documents numériques, vous pouvez acheminer les factures aux clients par courrier électronique et éliminer le risque de perte de papier et de gaspillage dans le système d’affranchissement. Il y a de fortes chances que vous obteniez un temps de réponse plus rapide et réduisez le coût des timbres, ainsi que le temps passé à plier et à envoyer des enveloppes.
Bien que la comptabilité soit fortement axée sur les chiffres, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble sur la façon de réduire les coûts. Avec la bonne mise en œuvre de la technologie et un système standardisé, vous pouvez voir des réductions de coûts tout autour, tout en rendant votre personnel plus heureux et plus productif.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la magie de la gestion de documents, ne cherchez pas plus loin, l’expert comptable Saint-Gilles vous fournit constamment des trucs et astuces sur ce qu’il faut rechercher lors de la recherche d’une solution de gestion de documents.
